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在许多组织中，人事档案依然以纸质形式存放，随着人员规模扩大，档案数量快速累积，传统依靠人工扫描与命名的方式效率低下，且容易出现命名不规范或归档错误的问题，从而影响整体管理效率。

针对这一需求，柯尼卡美能达办公系统（中国）有限公司近日推出了“纸质档案自动化扫描归档解决方案”。该方案通过优化扫描、重命名和归档的全流程，旨在帮助企业实现人事档案的自动化与标准化管理，减少重复性人工操作，提升准确性和效率。

方案的核心在于依托柯尼卡美能达bizhub数码复合机及其“非凡扫描工作流解决方案”。操作人员在扫描时，仅需输入员工号的前几位，系统便可自动匹配相关信息，并通过索引表单选择文件类型。扫描完成后，文件会根据预设规则自动重命名，转换为可搜索的PDF格式，并归档至指定的文件夹。

在实际应用中，这一方案能够显著缩短档案电子化处理时间，降低人工成本，并减少因人工操作带来的归档错误。同时，档案以标准化的数字形式保存后，人员在调取与查询资料时更加便捷，例如在员工入职或离职环节，无需再通过数据库手动新建或删除档案信息。

随着企业数字化转型的加速，纸质人事档案电子化正成为趋势。柯尼卡美能达方面表示，该解决方案不仅适用于人力资源档案管理，也可推广至其他需要批量文档数字化的场景，以支持组织进一步优化业务流程和提升管理效率。